Форма путевого листа легкового автомобиля в 2018 году

Путевой лист представляет собой документ для осуществления учета и контроля использования транспортного средства.

В январе 2018 года были внесены некоторые изменения в форму заполнения путевого документа.

В данном материале расскажем вам, как выглядит и заполняется форма путевого листа легкового автомобиля в 2018 году, какие данные необходимо в нее заносить для легковых автомобилей.

Основные понятия

Данный раздел посвящен раскрытию основных понятий, назначения путевого листа для легкового автомобиля, законодательному регулированию вопроса.

В 2018 году была введена в действие новая форма путевого листа легкового автомобиля 2018.

Разберемся, какие требования выдвигает законодательство к заполнению путевого листа, необходимо ли проставлять печати и штампы, а также в прочих нюансах.

Что нужно знать

Путевой лист легкового авто являет собой первичный документ, который используется для осуществления учета использования автомобиля, и выступает базой для начисления заработка водителю за рабочее время.

Документ в 2018 году заполняется по форме 3. Документ может составляться на один день или на любой другой срок, не превышающий одного месяца.

Данные, которые должны быть заполнены в документе:

• название документа и его порядковый номер;
• сведения о собственнике автомобиля;
• сведения о водителе (данная строка заполняется только в случаях, когда собственник и водитель – разные лица);
• параметры автомобиля (остаток топлива, пробег);
• сведения о планируемом маршруте.

Путевой лист заполняется диспетчером в одной копии и передается водителю, после возвращения водитель предоставляет его диспетчеру.

Перед каждой поездкой проводится технический осмотр автомобиля с целью выявления неисправностей.

Проверяется работоспособность ключевых систем, которые обеспечивают безопасность поездки (исправность тормозной системы, управления).

После контроля в путевом листке ставится отметка о том, что автомобиль прошел контроль с указанием даты и времени проверки.

Целью предотвращения претензий контролирующего органа путевые листы должны своевременно регистрироваться в журнале учета, который должен быть скреплен, пронумерован и закреплен печатью.

Отметим, что водители обязаны иметь при себе путевой только в указанных в законодательстве случаях. Это означает, что в теории водитель не всегда должен иметь данный документ при себе.

Однако на практике рекомендуется заполнять путевые листы и иметь при себе, чтобы избежать проверки сотрудника ГИБДД и выставления претензии и штрафа.

Какова его роль

Эксплуатация личного или арендованного автомобиля должна сопровождаться заполнением соответствующей документации в виде путевых листов.

Законом не разрешена перевозка пассажиров или продукции без соответствующего оформления.

Обязанностью заполнять путевые листки наделены не только транспортные организации, но и прочие организации и частные предприниматели.

Часто сотрудники используют личные автомобили для выполнения служебных задач. В такой ситуации работодатель компенсирует затраты на топливо при наличии правильно заполненного путевого документа.

Предприятия могут документально подтвердить расход топлива в случае эксплуатации автотранспорта посредством предоставления путевых листов.

На их базе списываются расходы на ГСМ и снижается размер налоговой базы при налогообложении.

В случае отсутствия путевого документа это может стать причиной для привлечения налогоплательщика к ответственности, поскольку не соблюдается процедура учета дохода и затрат.

Путевые листы для легковых автомобилей заполняются с целью:

• осведомления, где пребывает легковой автомобиль, какую работу осуществил водитель;
• предоставление отчетности в налоговую службу;
• расчет затрат на ГСМ и бензин, которые не должны обкладываться налогами;
• снижение суммы налога к уплате;
• ведение базы данных в бухгалтерии.

Путевой лист не оформляется в таких ситуациях:

• гражданин использует личный автотранспорт в собственных целях;
• человек передает свой автомобиль другому гражданину на основании доверенности.

Правовое регулирование

На основании распоряжения Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 для путевых документов предусмотрены такие формы:

Путевые листы оформляются на день или на рабочую смену. Также регулирование оформления путевых листов осуществляется такими нормативными актами:

• Постановление Минтранса РФ от 06.04.2017 N 141;
• ФЗ от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ.

Как правильно заполнять путевой лист легкового автомобиля

Путевой лист является унифицированной формой документооборота для организаций и предпринимателей.

Заполнять бланк требуется для бухгалтерии с целью начисления заработной платы, списания ГСМ, оформления актов на предоставление транспортных услуг.

В данном разделе рассмотрим изменения касательно формы заполнения путевых листов, детально разберем порядок их заполнения и ведения учета.

Унифицированный бланк (форма 3)

Путевой лист выступает важной документацией для легкового автомобиля, ведь он предоставляет полноценную гарантию того, что авто пребывает в исправном состоянии и основные его системы полностью пригодны к эксплуатации.

Также путевой документ необходим для финансовой отчетности в контролирующие органы или для частного предпринимателя, на которого работает собственник авто.

Рассмотрим правила заполнения лицевой и обратной стороны, образец путевого листа легкового автомобиля на месяц в 2018 году, бланк которого можно скачать здесь.

Лицевая сторона

Путевой лист должен предоставляться водителю перед началом рабочего дня. Реквизиты, которые должны присутствовать на лицевой стороне:

• должна быть проставлена дата и порядковый номер;
• подпись водителя;
• необходимо указать конкретную марку и модель авто из техпаспорта;
• номер государственного знака автомобиля;
• табельный номер организации и данные водителя;
• код и серия водительского удостоверения;
• в графе «технически исправен» необходимо указать текущий параметр спидометра на момент выезда, однако исключительно после тщательной проверки автомехаником;
• мастер должен поставить личную подпись и подтвердить исправность авто;
• если на легковом авто выполняются перевозки, подлежащие лицензированию, тогда необходимо заполнить графу о лицензионной карточке;
• время, когда водитель выехал из гаража по маршруту;
• марка заправленного топлива, его код и количество в литрах;
• после окончания маршрута в отдельную строку записывается остаток топлива;
• на лицевой стороне обязательно проставляется печать организации, которая владеет автомобилем.

Обратная сторона

После заполнения всех строк лицевой стороны необходимо заполнить обратную сторону. На ней прописываются данные, которые заносятся в бухгалтерский учет:

Иногда предприятия и ИП самостоятельно разрабатывают и утверждают бланки для первичных документов.

Видео: оформление путевого листа

Стандартизированный путевой документ по форме №3 должны использовать только бюджетные и транспортные предприятия.

Пример заполнения (образец)

Путевые документы оформляются в соответствии с законодательно установленными нормами и унифицированными образцами.

Но предприятия имеют право составлять свои бланки первичной документации с обязательным содержанием таких реквизитов:

• название документа, его код по порядку и дата оформления;
• наименование и коды предприятия;
• наименование операции;
• количественные параметры измерения;
• данные транспортного средства из технического паспорта;
• данные водителя, номер его водительского удостоверения;
• подписи должностных лиц с указанием прописью занимаемой должности.

Для каждого определенного вида транспортного средства (грузовые или легковые автомобили, транспорт специального предназначения) разработана специальная форма путевого документа.

На 2018 год организации могут составлять путевые листы на личных бланках, однако вести отчетность по ним для контролирующих органов в соответствии с законодательными требованиями.

Примерный образец заполнения путевого документа для легкового автомобиля представлен для вас ниже.